הכלים המקצועיים

במאמר זה אני מבקש "לעשות סדר" עם תכליתם של הכלים המקצועיים יותר העומדים לרשותו של יועץ הנדל"ן בעבודתו עם תוכנת WebTiv.
אקדים ואומר שבסופו של דבר כל אחד ישתמש בכלים שאפרט על פי הבנתו אך כדאי להכיר את הכוונה המקורית שעמדה לנגד עינינו כשפיתחנו את התוכנה.
אני מתכוון לכלים: "תיווך", "פעילות", "תזכורת" ו "ה. הערות".

תיווך

כשאנחנו משתמשים בכפתור "תיווך" הכוונה היא להסתייע בכלי רב עוצמה בכל מה שקשור להתאמה בין צרכי קונה לנכסים מתאימים או, בין נכס לקונים מתאימים. האפשרויות הן רבות – בשורה התחתונה כל מי שמשתמש בפעולה זו מעיד על כך ש "איך אפשר לעבוד בלי זה?..."

מצב תיווך מלווה את עבודת ההתאמה מרגע החיפוש, דרך בחירת המתאימים, החתמת הקונה, שלב משא ומתן ועד שלב העסקה במקרה המיוחל.
הרווחים בשימוש בכלי זה ברורים:

• חיפוש ממוקד מבלי לשכוח דבר, עם אפשרות לשלב שיקול דעת של המתווך.
• תיעוד כל שלב מאלה שפורטו עם אפשרות להוסיף תזכורת וסיכום של אותו שלב.
• אפשרות מעקב של הסוכן ושל מנהל המשרד שמופק כדו"ח במנוע החיפוש – "בחר דוח"

מצב תיווך יפורט בהרחבה במאמר שיוקדש במיוחד לפונקציה זו.

פעילות

פעילות מכוונת למרכיבים בעבודת יועץ הנדל"ן אל מול הנכס/הלקוח. כבר כאן אומר שלא כל מעשה, דיבור או בדיקה נרשמים בפעילות אלא, רק אלה שחשוב לעקוב אחריהן ולתעד אותן על פי שם הסוכן, תאריך הרישום, ת. יעד ואולי גם תזכורת.
מנהלי המשרד קובעים בעצם מהן הפעולות ש"שווה" לתעד אותן באופן שתיארתי ולהוסיף במידת הצורך על אלה שסיפקנו כברירת מחדל.

• "מצגת", או פרזנטציה בלועזית, היא פעילות חשובה מאד במשרדים רבים. זה כל מה שאנחנו מראים ואומרים כדי לקבל בלעדיות או הסכמה לגבי מכירת הנכס.
  מובן שחשוב מאד לתעד באופן מסודר פעולה זו. סוכן שביצע את המצגת כמתוכנן ירשום בקלות את הפעילות (ואולי יוסיף תזכורת כדי לחזור ולקבל תשובה).
  כאשר במשרד מבצעים מצגות רבות יש חשיבות גם לקבל דו"ח של כלל הנכסים שבוצעה "מצגת" על פי שם סוכן, מתאריך ועד תאריך.
• "ראיתי" היא פעילות בסיסית שחשוב גם כאן לתעד כדי לקבל תמונה מעודכנת לגבי הנכסים שמישהו במשרד ראה ואולי לשאול אותו פרטים מסוימים ולהתרשם מההערות שהוסיף אותו סוכן לפעילות.
  גם כאן החשיבות היא במעקב האפשרי באופן מסודר דרך "בחר דוח"

פגשתי כאלה שמתעדים את כל הפעילויות בהערות. בצורה זו אי אפשר לעקוב באופן מסודר!

ובכן, להבדיל מ"תיווך" הרי "פעילות" היא מרכיב שבין הסוכן לנכס/לקוח.
גם כאן אקדיש מאמר מיוחד לנושא חשוב זה.

תזכורות

ישנן כמובן תזכורות שנרשמות ביומן על פי יום ושעה לצרכים מסוימים שגם אדם פרטי נזקק להם בשגרה. אני רוצה דווקא להבהיר את התזכורות האחרות בתוכנה שנמצאות בצד ימין למטה ברוב המסכים.

יועץ הנדל"ן צריך לעתים תכופות תזכורת קצרה שתוצג יחד עם הכרטיס במלואו ביום מסוים כולל תוכן כלשהו שיזכיר את הסיבה.

• כאשר יודעים שנכס ניתן בבלעדיות למשרד אחר ותוקף הבלעדיות יפוג במועד מסוים נרצה, מן הסתם, לקבל תזכורת, נניח שבועיים לפני, שתופיע עם הנכס בתוספת של "סיום בלעדיות אצל.....". כשנפתח את הכרטיס ודאי נראה גם בשדה "בלעדיות עד" את התאריך שציינו. אחרי טיפול נוכל למחוק את התזכורת או לדחותה למועד אחר.
• נניח שבאמצעותי הושכר נכס ללקוח שחתם חוזה לשנה. כאן נרצה שכרטיס הנכס יוצג, נניח בעוד 10 חודשים, עם הערה "סיום חוזה בתאריך.....".
  אני מכיר משרד שמטפל כל יום ב 3 עד 4 נכסים באזור שלו ש"קפצו" עקב סיום חוזה בעוד חודשיים.
• לקוח רציני יצא לחו"ל ויחזור במועד מסוים. ארצה לחזור אליו מיד עם חזרתו. אני רוצה את כרטיס הלקוח מוצג יום אחרי חזרתו עם הערה "חזר מחול" וזאת כדי להציע לו נכסים שהכנתי לו, בזמן אמת.

בכל הדוגמאות יש צורך שהכרטיס יופיע כחלק מהתזכורת. התזכורות אומנם "קופצות" באותו מועד שציינתי אבל אפשר להציג גם תזכורות עתידיות במנוע החיפוש – "בחר דוח".

ה.הערות

זהו קיצור להיסטורית הערות. כאן רושמים הערות של התנהלות בשגרה של הטיפול בלקוח.
המיוחד ב ה.הערות שהן נרשמות כולל תאריך ושם הסוכן ומוצגות ברצף כרונולוגי כאשר החדש למעלה.
כשמציגים את ה. הערות רואים גם דברים חיוניים שרשמו סוכנים אחרים וכך נוצר "שיח" בין הסוכנים לגבי "מה הוא אמר אתמול.." , "מתי הוא מסר מפתח ולמי.." , "מה נאמר לעורך דין שלו על ידי מנהל המשרד..." וכו' כמובן שתאום ידע בין הסוכנים יוצר רושם מקצועי ורציני אצל הלקוח.

גם כאן אפשר לקבל דו"ח מסודר מתאריך עד תאריך לסוכן מסוים ואפילו על פי טקסט שמהווה חלק מההערה.

ה. הערות תפורט גם היא במסגרת הסבר על כלל ההערות האפשריות בתוכנה.