מעקב פעילות-דוחות

מעקב אישי של יועץ הנדלן על עבודתו הוא כדי להיזכר, לטפל ולקדם, ומעקב של בעלי המשרד על עבודתם של הסוכנים ופעילות המשרד בכללותו הם הכרח בסיסי בעבודה מסודרת ויעילה.
במאמר זה אשתדל להקיף את מכלול האפשרויות הקיימות בתוכנה שלנו – WebTiv.
אקדים ואומר שהאפשרויות הן רבות והן תלויות באופי המעקב והבקרה שרוצים לבצע באותו רגע. מכיוון שרבים ביקשו לקבל ריכוז של הפעילות לסוכן בתקופה מסוימת אנחנו בונים בעת הזו דו"ח מרכז כזה שישמש בעיקר את בעלי המשרד.

אפרט על פי צרכים שמתעוררים ואפרט את הפתרונות הקיימים בתוכנה.

• נכסים שנפתח עבורם כרטיס במשרד שלא דרך המאגר.
  בשדה "שיוך" שבמנוע החיפוש בוחרים "ללא מאגר" ומחפשים אם רוצים להגביל לתקופה מוסיפים ערך בתאריך פתיחה ופתיחה עד.
  אם רוצים לקבל את הדו"ח לגבי סוכן מסוים או מספר סוכנים מוסיפים בשדה "סוכן".
  אותה שאילתה בביקוש אין צורך כמובן לרשום כלום בשדה "שיוך" (אלא אם תקבלו מאגר גם של קונים).
  הערות: אם אתם עובדים על מספר ערים שימו לב מה רשום לכם בשדה עיר.
  אם תרצו לקבל את אותו דו"ח כולל גם ה"לא אקטואליים" תורידו את הערך "אקטואלי" מהסטטוס.
• נכסים שמטפל בהם סוכן מסוים שלא עודכנו במשרד תקופה מסוימת.
  בתפריט למעלה בוחרים חיפוש (ליד האייקון של היומן) "לפי נתוני משרד", מוסיפים את שם הסוכן וערך בתאריך "עדכון עד" ומבצעים חיפוש - נקבל את כל הנכסים שמטפל בהם אותו סוכן ולא עודכנו במשרד אחרי אותו תאריך שרשמנו.
  אם רוצים לבצע אותה פעולה לבדיקה לגבי כלל המשרד אז כמובן מוותרים על "שם סוכן".
  אם השאילתה הפוכה ומבקשים לראות את כל הנכסים שכן טופלו בתקופה האחרונה נרשום כמובן ערך בתאריך עדכון ולא בעדכון עד.
  אפשר כמובן להוסיף עוד פרמטרים כמו "שכונה" או "אזור"
• רישומים שנעשו בקטגוריה "פעילות" על פי סוכן, תאריך, סוג פעילות ותאריך יעד.
  בוחרים דו"ח – פעילות (מתחת ל"שיוך") ואז נפתחים השדות המגבילים לבחירה. אפשר לבחור את סוג הפעילות, מתאריך עד תאריך, אפילו על פי טקסט מסוים שנרשם ולבסוף מתאריך יעד עד תאריך יעד.
  אם רוצים להוסיף שם סוכן נבחר זאת כמובן בשדה "סוכן".
  שימו לב שחיפוש לדו"ח שבחרנו תמיד יהיה משולב עם שאר הערכים בשדות החיפוש.
  "נקה" ינקה גם את בחירת הד"ח.
• אני יוצא לחופשה של שבוע. אני מבקש לראות ואם צריך לטפל בכל התזכורות שרשמתי לשבוע הקרוב.
  בוחרים דו"ח – תזכורות ואז נפתחים השדות המגבילים עם ברירת מחדל של חודש קדימה.
  משנים את התאריכים בהתאם, מוסיפים שם סוכן ומחפשים. מטפלים בתזכורות ויוצאים לחופשה בשקט.
  מנהלי המשרד יוכלו גם לערוך ולטפל בתזכורות של סוכן שלהם שנעדר.
  סוכן א' מנוע מלטפל בתזכורות של סוכן ב'.
  הערה: אפשר גם לחפש תזכורות פעילות על פי טקסט מסוים שנרשם בתזכורת.
• מבקש למצוא את כל הנכסים הבלעדיים של סוכן מסוים שתאריך העדכון מסתיים עוד פחות משבועיים.
  לצורך כך צריך לוודא קודם שהשדה "בלעדיות עד" קיים בשדות החיפוש (אולי בחיפוש המורחב). נרשום כמובן בשיוך – בלעדי ונוסיף את הערכים של התאריכים ב"בלעדיות עד".
  כמובן שגם כאן אנחנו יכולים לשלב את שם הסוכן ואולי עוד שדות.
  הערה: יש ב"מועדפים" חיפוש מובנה כזה עם תאריך של חודש קדימה.
• אני כבעל המשרד מבקש לקבל את כל הרישומים שביצע סוכן שבמשרד שלי בכל הקשור למצבי תיווך (התאמות בין קונה למוכרים ומוכר לקונים).
  גם כאן הכיוון הוא בבחירת דו"ח ואז "תיווך". נרשום את הנתונים על פי רצוננו, נוסיף את שם הסוכן ונחפש.
• במשרד נוהגים לעבוד הרבה עם היסטורית הערות וישנם קודים שנרשמים לציין מצבים שונים. אנחנו מבקשים לחפש על פי ה. הערות וטקסט (קוד) כלשהו. במקרה כזה נבחר דו"ח היסטורית הערות, נוסיף תאריכים, טקסט מבוקש ואולי גם שם סוכן, ונבצע חיפוש.
• שני התחומים ה"מקצועיים" ביותר בעבודת הסוכן עם התוכנה הם: "תיווך" ו"פעילות" אני כמנהל המשרד מבקש לקבל תמונה כמותית-השוואתית בשני תחומים אלה.

קיים דו"ח מעניין מאד שמאפשר בחינה מדוקדקת בכל הפרמטרים.

מסך ראשי->ניהול->דוח פעילות הפרוט הוא מספרי ונותן כמובן היקפים מספריים מוחלטים כולל השואה מול סוכן אחר ומול כלל הפעילות במשרד.
מי ששולט ברזי הדו"ח הזה יכול להסיק תובנות חשובות על הנעשה מבחינה מקצועית במשרד.
אנחנו מתכוונים לפשט דוח חשוב זה ולהוסיף בו שלבים. בכל מקרה אני מתכוון לכתוב מאמר שיעסוק כולו בדו"ח זה.

הדוגמאות שפורטו לעיל אמורות לתת לכם את ה "היגיון" שבחיפושים המשולבים ויעזרו לכם למצוא פתרונות גם עבור דוגמאות אחרות בעבודה.

כאמור אנחנו מחפשים דרך הצגה נוחה שתכלול את כלל פעילותו של סוכן בתקופה מסוימת והתוכנה תשודרג בהתאם.